In einem Großteil der in Deutschland ansässigen Unternehmen ist es aktuell noch die Regel, dass alle relevanten, zur Außenprüfung notwendigen Zoll- und Frachtdokumente ausschließlich in Papierform aufbewahrt werden. Was bis dato rein rechtlich gesehen auch kein Problem darstellt!
Jedoch ist vermehrt festzustellen, dass Zollprüfer eben diese papierbasierte Prüfung ablehnen und die Dokumente in einem digitalen Rahmen verlangen. Eine Gesetzesänderung hin zur digitalen Archivierung der Zolldokumente ist unserer Meinung nach nur noch eine Frage der Zeit.

Wie können Sie sich bereits heute auf diese Änderung vorbereiten?

Zoll 4.0 – der Zukunft einen Schritt voraus

Lassen Sie uns dazu einen Blick über die Schulter von Jasmin, Zollbeauftragte der ABC Logistik AG, werfen.
Auch in ihrem Unternehmen – einem international tätigen Transportunternehmen mit Hauptsitz in Deutschland – ist es aktuell üblich, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, alle zollrelevanten Dokumente 10 Jahre in Aktenschränken aufzubewahren. Bisher für Jasmins Unternehmen kein Problem.
Jedoch hat sie nun schon vermehrt davon gehört, dass Zollprüfungen wegen zu großer Papierberge vertagt wurden, was zu unangenehmen Problemen führte. Durch die Bindung der benötigten Ressourcen, wie z.B. Mitarbeiter oder Räumlichkeiten, über einen vorher nicht geplanten längeren Zeitraum sind zusätzliche Kosten entstanden. Diese hätten vermieden werden können!

Glücklicherweise hat Jasmin bereits von der digitalen Zollakte der ZWF gehört, einem revisionssicheren Archivsystem für Zollsysteme.

Die Zeit vor der digitalen Zollakte

Jasmin hatte wieder eine schlaflose Nacht hinter sich. Der Grund hierfür ist die heutige Zoll- und Außenwirtschaftsprüfung. Völlig übermüdet erreicht sie ihren Arbeitsplatz in letzter Minute.
Auch wenn der Papierberg auf dem Schreibtisch bereits gigantische Ausmaße angenommen hat, überkommt sie einfach das Gefühl dennoch etwas vergessen zu haben. Erneut wandert Ihr Blick über die Checkliste aller relevanten Belege und Dokumente….
… „Ich habe hier für die Lieferung XYZ4711ZwF das Ausfuhrbegleitdokument, den Ausgangsvermerk, die Frachtpapiere, etc., aber wo ist das EUR1 Dokument?“
Also erneut zum Aktenschrank, den richtigen Ordner finden und darin das EUR1 Dokument suchen – stets mit dem Blick Richtung Uhr, denn der Termin rückt immer näher!
Puh geschafft, gerade noch rechtzeitig!
Doch während der Prüfung geschieht genau das, wovor Jasmin Bedenken hatte. Der Prüfer verlangt zu einem Unternehmen alle zollrelevanten Dokumente der letzten 10 Jahre. Sprich die Suche der richtigen Dokumente beginnt auf ein Neues, im Archiv des Nachbargebäudes!

Sie sehen, die Aufbewahrung in Papierform liefert zwar keine rechtlichen Probleme, jedoch ist sowohl der enorme Zeitaufwand  als auch die Gefahr relevante Dokumente zu vergessen oder schlicht nicht mehr zu finden sehr hoch! Hier kann durch einen, durch die digitale Zollakte, optimierten Arbeitsablauf Zeit und Ressourcen gespart werden, sprich die Kosten werden gesenkt.

Wie genau hilft nun an dieser Stelle die digitale Zollakte weiter?

Nach Einführung der digitalen Zollakte

Der Tag der Zollprüfung in der ABC Logistik AG steht bevor. Nach einer erholsamen Nacht erscheint Jasmin pünktlich und ausgeschlafen am Arbeitsplatz. Der „Albtraum“ Zollprüfung hat seinen Schrecken verloren!
Mit den komfortablen Archivierungs- und Suchfunktionen der Lösung „digitale Zollakte“ der ZWF sind alle zu einer Sendung relevanten Belege nur noch einen Knopfdruck weit entfernt. Es ist nicht mehr nötig mühselig die entsprechenden Aktenordner nach den benötigten Unterlagen zu durchforsten, der Gang ins Archiv bleibt erspart. Das praktische Wiedervorlage- und Erinnerungssystem verhindert auch, dass notwendige Dokumente zu früh gelöscht oder zu lange aufbewahrt werden!
Mit der Eingabe nur einer Prüfnummer kann nun Jasmin im Handumdrehen alle benötigten Dokumente in einem vorher definierten Zeitrahmen dem Prüfer zur Verfügung stellen.

Erfahren Sie mehr über unsere neue digitale Zollakte!

Wenn auch Sie sich dafür interessieren, wie in der Zukunft der „Albtraum“ Zollprüfung seinen Schrecken verliert, kontaktieren Sie unsere Experten:

 

Image
Name
Designation
Short Description
Social Links
Antonio Tassone
Antonio Tassone
Sales Manager

Phone: +49 681 929-2348

Quentin Schmitt
Quentin Schmitt
Account Manager

Phone: +49 681 929-2316

Christoph Buchmann
Christoph Buchmann
Account Manager

Phone +49 681 929-2339

 

Teilen: