Wer kennt es nicht, effektives Arbeiten wird oft unnötig durch Medienbrüche erschwert.
Gerade war ich noch dabei, einen Brief zu beantworten, schon muss ich mich mehreren Rechnungen in den unterschiedlichsten Formaten zuwenden. Gleich danach folgen auch schon etliche Lieferscheine, die zwar alle irgendwie gleich erscheinen, aber dennoch völlig unterschiedlich aufgebaut sind. Kaum habe ich mich in einem der Dokumente zurechtgefunden, schon muss ich wieder umdenken und mich auf das neue Schriftstück einstellen.

Wäre es nicht vorteilhaft, ein System zu haben, mit dem ich alle möglichen Informationsträger gleichsam bearbeiten kann? Jedoch taugen die effektivsten digitalen Ver- und Bearbeitungsprozesse nichts, wenn die Erfassung, d. h. Digitalisierung und/oder die Überführung der Daten, nicht oder nur fehlerhaft funktioniert.

Automatisiert verarbeiten – Die Träume des Herrn Schreiber
Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick über die Schultern von Herrn Schreiber werfen, seines Zeichens Leiter des Rechnungswesens des Fertigungsunternehmens, der XYZ-AG.

An seinem Schreibtisch angelangt, fängt er beim Anblick des Papierberges an zu träumen und hofft ein Wunder:
Sämtliche Bestell- und Rechnungsprozesse wie auch die Zahlungen gelangen in wenigen Sekunden automatisiert in die zuständigen Sachabteilungen. Die Freigabe der Zahlung erledigt er – in seinem Traum liegend unter Palmen – am Strand in Sekundenschnelle mobil – was für ein Leben.

Zurück in der Realität muss Herr Schreiber feststellen, dass auch dieser Tag nicht wie in seinem Traum verlaufen ist. Schon wieder liegen Rechnungen tagelang am Empfang sowie im Sekretariat. Zu allem Überfluss stoppt auch noch der vor einem halben Jahr eingeführte Rechnungsprüfungsprozess und kann nicht mehr genutzt werden.
Missmutig führt er zu besseren Übersicht ein Rechnungseingangsbuch in Schriftform, damit er Ende des Monats wenigstens die Rückstellungen für die Zahlung der Rechnungen vornehmen kann.

Die Digitalisierung von Rechnungen, z. B. ins Portable Document Format (PDF), muss jemand im Sekretariat erst einmal durchführen. Das bringt Herrn Schreiber keinen Schritt weiter. PDF ist zwar schön, aber die Mitarbeiter müssen die Daten erfassen, abschreiben und kontieren. Eine fehlerträchtige Mammutaufgabe: Fehler beim Digitalisieren, Blick- und Tippfehler. Folge: Die Freigabeprozesse dauern viel zu lange, denn immer wieder gibt es Rückfragen.

Aus Träumen Wirklichkeit entstehen lassen – schneller als man denkt
Doch Herr Schreiber sieht ein Licht am Horizont. Neue Ufer werden sichtbar durch die Verwendung von AI und RPA in der Weiterentwicklung der Basistechnologien (OCR) als auch im Rahmen von Erfassungslösungen, wo sich die EASY Software AG gerade im globalen Umfeld durch eine enorme Anzahl von Beispielen gerechnet hat. Das Ziel ist in Sicht, die Lösungen der EASY bieten durchgängige Prozesse in der Digitalisierung. Einer der wichtigsten Prozessbausteine in den kaufmännischen Prozessen ist die Erfassung von Informationen. Einmal eingeführt, durchbrechen wir damit die Mauer der Medienbrüche mit dem Ziel

  • Prozesszeiten zu minimieren
  • die Mitarbeiter zu entlasten, Transparenzen zu erhöhen und
  • die Kosten zu senken.

Mit den Lösungen der EASY bedienen wir die komplette Strecke des Medienbruchübergangs zwischen Bild und Information. Sie wollen mehr über das Thema dieser Eingangsrechnungslösung erfahren?

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Rechnungen und Schriftverkehr, Bestellungen sowie Auftragsbestätigungen werden im EASY-Baustein, der Erfassung mit automatischer Extraktion von Daten, in Sekundenschnelle klassifiziert, extrahiert und den Prozessen zugeführt. Und wie heißt es so schön: Bilder zählen mehr als tausend Worte – Lassen Sie sich überzeugen und helfen, melden Sie sich, um den Traum wahr werden zu lassen, fordern Sie den EASY Webcast an. Dieser wird Ihnen, EASY like zeigen, wie einfach der Prozess in Ihrem Unternehmen ablaufen kann.

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