Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) lohnt sich für alle Unternehmen oder Institutionen, die eine gewisse Menge an Dokumenten zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren haben. Das betrifft klassische Handelsunternehmen mit Rechnungen und Lieferscheinen ebenso wie Unternehmen, in denen gemeinsam an Office-Dokumenten gearbeitet wird. Das System lohnt sich also überall dort, wo Dokumente ankommen, erstellt, bearbeitet und abgelegt werden und ohne lange Suchzeiten wieder auffindbar sein müssen.

Ebenfalls interessant ist ein DMS in Unternehmen und Institutionen, in denen eine höhere Transparenz der dokumentenbezogenen Prozesse gewünscht ist. Ein weiterer guter Grund für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist der Wunsch oder die Notwendigkeit, das Unternehmens-Know-how für alle (berechtigten) Mitarbeitern besser zugänglich zu machen (Wissensdatenbank, Wissensmanagement).

Auch zur Umsetzung von Auflagen wie Sie aus Compliance-Anforderungen, z. B. der ISO 9001 ff., entstehen oder zur Einhaltung der Vorschriften der Finanzbehörden (Archivierungspflicht, Forderung: Digitale Archivierung von originär digitalen Dokumenten wie z. B. E-Mails), wird bitfarm-Archiv regelmäßig eingesetzt.

Dokumentenmanagementsysteme schaffen Transparenz, da die Infos immer schnell zur Verfügung gestellt, übersichtlich abgelegt und schnell wiedergefunden werden können.

Dank dieser Systeme sind Ihre Dokumente in Sicherheit: Im Falle von Diebstahl, Wasser- oder Feuerschaden können Sie Ihre Dokumente schnell wiederherstellen. Verbesserte Arbeitseffizienz ist ein weiterer Vorteil eines Dokumentenmanagementsystems. Ihre E-Mails können übersichtlich archiviert und einzelne Arbeitsvorgänge besser nachvollzogen werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte vor allem in der Lage sein, verschiedene Dokumente aus allen Abteilungen einer Firma archivieren zu können. Besonders wichtig sind dabei die Bereiche Vertragswesen, Verwaltung der Aufträge, Personal und Rechnungswesen.

Die Dokumente sollten so angelegt werden, dass sie mit Eingabe weniger Kriterien gefunden werden können. Dazu ist eine aussagekräftige Dokumentbeschreibung sinnvoll. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden werden. Volltextsuche erleichtert die Arbeit mit den Dokumenten ebenfalls enorm.

Ein wichtiger Aspekt bei einem DMS-System sind auch Workflow-Funktionen. Auch, wenn das besonders in der Einführungsphase viel Aufwand für Unternehmen bedeutet, sind Workflows in dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken.

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Management. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt.

Diverse gesetzliche Vorschriften (u. a. GDPdU, GOB, GOBS, …) zur elektronischen Archivierung lassen sich in 10 Grundsätzen zusammenfassen:

  1. Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
  2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  4. Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
  5. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
  6. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
  7. Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  8. Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
  9. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
  10. Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

Möglichst effektiv meint aus DMS-Sicht so weit wie möglich automatisch. Per Barcode lassen sich z. B. Dokumente trennen, so dass das DMS anschließend weiß, wo ein Dokument aufhört und das nächste anfängt.

Regeln sorgen für automatische Sortierung, Klassifizierung und Verteilung im Unternehmen. Diese Vorgänge können auch manuell oder halbautomatisch durchgeführt werden. Oft ist es jedoch auch so, dass bereits beim Scannen oder kurz danach eine händische Klassifizierung durchgeführt werden muss.

Ist das verwendete Archivsystem revisionssicher, so sind Belege auch in ihrer ausschließlich digitalen Form vorsteuerabzugsberechtigt. Für eine Betriebsprüfung reichen dann ebenfalls die digitalen Unterlagen aus. Der Prüfer kann verlangen, dass ihm die Belege auf Anfrage herausgesucht werden. Er kann diese selbst heraussuchen oder eine Datenüberlassung der Belege verlangen. Zu beachten gilt allerdings, dass im Unterschied zu fiskalisch relevanten Dokumenten rechtlich relevante Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen, im Original aufbewahrt werden müssen,  z. B. Bilanzen oder Zoll-Dokumente.

Ein Archivsystem ist revisionssicher, wenn vom Eingang eines Dokuments in das Archiv über den Transport bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus hinreichend sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren geht noch verändert wird.

Im Prinzip arbeiten alle Dokumentenmanagementsysteme als einzelne Software revisionssicher. Ob ein Gesamtsystem (bestehend aus Client, Server, Betriebssystem, DMS und Datensicherung) revisionssicher ist und die Bedingungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt, hängt von der Konfiguration und der Administration im laufenden Betrieb ab.

Bei dem Scanvorgang muss gemäß GoBD sichergestellt sein, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.

Über die so genannten „Workflows“ werden wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert. Dem Administrator stehen dafür entsprechende Tools zur Verfügung. Workflows können sequenzielle, parallele oder gemischte Arbeitsabläufe darstellen. Der Workflow kann durch verschiedene Ereignisse getriggert werden. Es können einzelne Benutzer am Workflow teilnehmen, oder auch Gruppen mit gemischten Bearbeitungsmodi („einer für alle“, „jeder einzeln“ usw.).

Beispiele für typische Workflows im Dokumentenmanagementsystem sind Eingangsrechnungs- oder Dokumentenworkflows gemäß QM-Handbuch.

Solange die elektronische Archivierung nicht im Ausland erfolgt, besteht keine Informationspflicht. Für den Fall, dass Ihr digitales Archiv nicht in Deutschland liegt, z. B. Cloudlösung, müssen Sie vorher das zuständige Finanzamt informieren.

Durch ein digitales Vertragsmanagement – anhand eines Dokumentenmanagementsystems – können Sie Ihre Verträge digital verwalten, alle Versionen zusammenführen, Fristen einhalten und Bearbeitungsschritte protokollieren. Sie können sich nach der Ablage eines Vertrags eine Wiedervorlage setzen, die Sie automatisch daran erinnert, wann der Vertrag neu überarbeitet oder gekündigt werden muss.

Des Weiteren werden alle Bearbeitungsschritte genau protokolliert, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wie genau der aktuelle Stand des Vertrags lautet. Dokumente mit Unterschriften sollte man per chronologischer Ablage aufbewahren, da man unter Umständen vor Gericht ein Original vorlegen muss, damit z. B. eine Unterschrift forensisch untersucht werden kann.

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist, alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann ist die Mail sicherlich ganz hilfreich.

Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z. B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen natürlich nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist. Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Mit EASY Archiv ist es möglich, Ihre archivierten Dokumente auch per Volltextsuche zu durchsuchen. Der Anwender braucht hierbei nicht zu überlegen, in welches Feld er die passenden Daten zur Suche eingibt, sondern kann mit seiner Eingabe einfach den gesamten Text eines oder mehrerer Dokumente durchsuchen. Angezeigt werden ihm daraufhin alle Dokumente, die den gesuchten Begriff an einer beliebigen Stelle im Text enthalten.

Der Volltext funktioniert sowohl mit allen Office-Formaten und PDF-Dateien, zusätzlich auch mit gescannten Dokumenten, da diese über eine OCR (Texterkennung) vorab automatisch bearbeitet werden. In E-Mails werden auch Anhänge durchsucht.

Unsere Software erkennt den Inhalt Ihrer Dokumente per OCR (Optical Character Recognition). OCR ist eine Technologie, die Ihre Dokumente – egal ob Papier- oder PDF-Dokumente – in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt.

Beim Scannen eines Dokuments wird vorab lediglich ein Bild des Dokuments erstellt, welche seine Rastergrafik darstellt (eine angeordnete Ansammlung aller schwarzen, weißen und farbigen Bildpunkte des Dokuments). Um diese Rastergrafik auszulesen, benötigt man die OCR-Software, die nicht nur Bildpunkte, sondern Buchstaben erkennt und hieraus fertige Wörter und Sätze baut. ICR steht für Intelligent Character Recognition (Intelligente Zeichenerkennung); dabei wird die rein optische Zeichenerkennung (OCR) durch weitere Methoden ergänzt.

Adobe führte im Jahr 2005 das PDF-A-Format ein. Das „A“ steht hier für „Archivierung“. Mit diesem Format erhielt Adobe die ISO-Zertifizierung für die digitale Langzeitarchivierung. Doch worin unterscheidet sich nun PDF von PDF/A?

Bei einem PDF/A-Dokument handelt es sich um eine geschmälerte Version eines PDF-Dokuments. Das heißt konkret, dass sämtliche Funktionen, die mit der Archivierung nichts zu tun haben, nicht mehr vorhanden sind. Daten gehen dabei nicht verloren. Lediglich das Format ist ein anderes. Das PDF/A Format ist unveränderbar!

Für Dokumente gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Die Art der Aufbewahrung spielt hier grundsätzlich keine Rolle; so müssen nicht unbedingt alle Dokumente in Papierform vorliegen, sondern können eingescannt werden.

Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen werden durch unterschiedliche Gesetze geregelt. Neben den gängigen Fristen gibt es jedoch besondere branchenspezifische Vorschriften. Durch eine digitale Speicherung Ihrer Dokumente können Sie die Effizienz Ihrer Prozesse steigern und somit überflüssige Kopien vermeiden.

Mehr Informationen zu Aufbewahrungsfristen finden Sie im Internet, z. B. bei der Reisswolf AG