Digitale Zollakte

Ihre Anforderungen

Sie möchten alle Belege zu einem Zollvorgang revisionssicher archivieren und auf einen Klick finden?

Wurde bei Ihnen eine papierbasierte Prüfung der Dokumente abgelehnt?

Unsere Lösung

Mit unserer digitalen Zollakte erhalten Sie Archivierungs- und Suchfunktionen zu allen Belegen einer Sendung komfortabel per Knopfdruck. Das Durchforsten der Aktenordner nach den benötigten Unterlagen entfällt. Das praktische Wiedervorlage- und Erinnerungssystem verhindert, dass notwendige Dokumente zu früh gelöscht oder zu lange aufbewahrt werden!

Mit der Eingabe von nur einer Prüfnummer können im Handumdrehen alle relevanten Dokumente in einem vorher definierten Zeitrahmen dem Prüfer zur Verfügung  gestellt werden.

 

Vorteile eines elektronischen Archivs für aufbewahrungspflichtige Papierdokumente:

  • Archivierte Dokumente sind durch Verschlagwortung schneller auffindbar
  • Vielfältige Suchkriterien wie z.B. MRN, Kundenname oder Auftragsnummer
  • Sie stehen beliebig vielen Personen gleichzeitig zur Verfügung
  • Wichtige Dokumente wie das Ausfuhrbegleitdokument werden automatisch sowie revisionssicher im DMS abgelegt
  • Lästiges Ausdrucken und Ablegen von Papierstapeln gehören der Vergangenheit an
  • Kopien können elektronisch erstellt und verteilt werden
  • Kein Verlust der Informationen
  • Kosten- und Zeitersparnis

Integration in SIMPLEX

Funktionsauszug:

  • Direkte Anbindung des Archivsystems an SIMPLEX
  • Automatische Archivierung aller sendungsrelevanten Dokumente
  • Aufruf aller zollvorgangsbezogenen Dokumente direkt aus SIMPLEX
  • Gemeinsame Ablage von Dokumenten und Auftragsdaten aus dem ERP-System
  • Direkte Schnittstelle zu diversen ERP-Systemen
  • Direkte Anbindung an Logistiksysteme der Spediteure und Paketdienstleister

Integration in verschiedene DMS-Systeme

 

Exemplarisch: EASY Archiv

Basis Variante:

  • Revisionsicheres Archivsystem
  • GoBD konform
  • granulares Berechtigungsmanagement
  • Zollvorgangsbezogene Dokumentenstruktur und Metadaten
  • Vordefinierte Zolldokumentenfilter und -strukturen

Plus Variante:

  • Vollständige Funktionalität der Basis-Variante
  • Vollständigskeitskontrolle aller prüfungsrelevanten Zolldokumente
  • Visualisierung der unvollständigen Sendungsvorgänge
  • Eskalationsmanagement nach Fristüberschreitung
  • Ad-hoc-Workflows
  • Kundenindividuelle Dashboards

Zollvorgangsbezogene Dokumente

Folgende Zolldokumente können aus dem SIMPLEX  Versand-Export archiviert werden:

1) Ausfuhrbegleitdokument (ABD) / Ausgangsvermerk (AV)

  • Sofortige automatische Archivierung in Ihrem bestehenden DMS System
  • Zusätzliche Benachrichtigung per E-Mail-Anhang (in PDF)
  • Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre, bevorzugt elektronisch

2) Ursprungszeugnis, EUR1, ATR

  • Archivierung in Ihrem bestehenden DMS System
  • Druck auf nummerierte Vordrucke
  • Vorschaufunktion der Vordrucke im DMS System
  • Wegen Stempel: Aufbewahrung im Original (Papier) weiterhin notwendig
  • Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

3) CMR Frachtbrief

  • Archivierung in Ihrem bestehenden DMS System
  • Druck auf nummerierte Vordrucke
  • Vorschaufunktion der Vordrucke im DMS System
  • Verjährung nach 1 Jahr
  • Aufbewahrung bis 10 Jahre

4) Paketaufkleber von Spediteuren

  • Sofortige automatische Archivierung in Ihrem bestehenden DMS System nach Erhalt
  • Verschlagwortung der Sendungsverfolgungsnummern (Tracking Number)